確認の電話の大切さ

新卒で入社した会社にて、私は資材関係の在庫管理の仕事を任されていました。 主に修理や工事で使う機器を発注し、担当支社へメールで発送していました。 入社した頃の新人教育で、FAXを送る際は先方にちゃんと届いたかの確認の電話を入れるようにと教えられました。 入社以来教えをちゃんと守っていて、もし相手が電話を忘れていてもちゃんとこちらに届いていれば、こちらから「~のFAXを送りましたか?」と確認の電話を入れていました。

ですが、入社して2年目に上司から「倉庫の在庫一覧を提出しろ」と言われたので、一日忙しくてFAXの確認をせずに電話を受けて急ぎのものだけ対応するようにしていました。 午前中いっぱいで一覧の作成が終わったので、午後からは機器の発注等の通常業務に戻り、届いた依頼書に基づいて発注を行っていました。

ですが、夕方に支社の係長から、「朝一で送った依頼書の物が届いていない、急ぎで頼んで欲しかったんだよ」と電話がかかってきました。 私自身そのFAXを見た記憶がなく、他の方に聞いてもわからなかったので「FAX到着の確認はうちの部署の誰がしましたか?」と聞いてみると、「朝は急ぎで出掛ける用事があったから、一々確認の電話なんか入れる暇無いよ」と文句を言われました。 FAXを送ったけど、相手に届いていないという事は過去にも何件かあったので、いつかこういう事が起こるかもと心配してはいましたが、いざ起きると対応に困ってしまいました。

届いていないものをいつまでも探していてもしょうがないので、必要な機器を確認してみると「明日の朝使うから、今日中に欲しかったんだよ」と言われてしまいました。 対応に困りましたが、私の独断で決めるわけにはいかないので上司に相談してみました。

すると、「本社の取締役員が決めたことを守らないでミスが起きたならそれはお前の責任だ」と係長に言いました。 機器は在庫として倉庫の方にあったので、その日のうちに係長が本社まで取りに来てなんとか解決となりました。 急いでいてFAX送受信の確認を怠ってしまうと、機会も完璧ではないので届いていない等のミスが起きてしまう可能性があります。 係長のミスを軽視せず、ミスをしないよう気お付けていきたいです。

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