外資系企業ではfaxの送受信トラブルが多いこと

私がOL時代は、faxの受信は全てロール紙で行っていました。 しかしロール紙は非常に扱いにくく、自動的にカットされるのは良いのですが、丸まったまま紛失してしまうものもありました。 私が勤めていたのは外資系企業ですので、海外からのfaxは殆ど夜中に送られてきました。 特に何十枚ものインボイスをfax送信してくる場合、翌朝になるとfax周辺が丸まった紙だらけになっていることもありました。 それを一枚ずつ拾って揃えるのですが、大抵数枚は隣のコピー機の間に挟まってしまっていたりしました。

その他にも全く白紙で送られてきているものもあり、何度お願いしても白紙が送られてきます。 相手に確認したところ、ちゃんと原稿を送っている、そちらがおかしいのではないかと言われてしまいました。 他の場所からのfaxはちゃんと届くのですが、何故かその人のfaxだけは白紙なのです。 仕方がないので本社のITの人に出張して見に行って貰いました。 すると、faxの機種によって原稿を裏側にして送信するものと、表側にして送信するものとあり、その人は今まで原稿を表側にして送っていた機種が新しくなり、裏側にしなければならないことに気がついていなかった、ということが分かりました。 これは私が勤めている中にも何度かあったことです。

もうひとつは、海外からのfaxが、ある会社だけ文字が長く伸びてしまっていて判読できないことがありました。 何度送っても状況は変わらず、相手側の通信速度がこちら側の機種と合っていないことが原因と判明しました。

faxの不具合は会社のIT部門ではどうしようもなく、結局リースしている会社から人を呼ぶしかありませんでした。 最近ではfaxは普通のコピー紙で受信ができるようになり、事務の作業もかなり楽になりました。 しかもメールやファイル送受信ができるので手間は省けましたが、まだ件数の多いパッキングリストなどは確認作業にfaxで送受信が行われていて、まだ当分トラブルは続きそうです。

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