テンプレの依頼用紙をそのまま送ってしまった

私は倉庫の事務として約1年勤務していました。法人相手に機密文書を入出庫したり廃棄したりするのが主な業務でした。依頼はネットの自社システムから来るのが中心ですが、それが使えない顧客はファックスで依頼をする決まりになっていました。ですのでファックスは日常的に触れており、利用頻度は一日に20回は必ず使用していたでしょう。

私の数ヶ月前に入った40代の先輩がいるのですが、彼女は全国に店舗を展開する企業の担当でしたのでファックスを使う機会が私の2、3倍はあったように思います。新しく店舗が展開された場合には、その事業所からも依頼が行えるように依頼用紙をファックスする必要がありました。

この用紙のテンプレートですが、顧客番号と宛先欄は実際の企業で作ってあったのです。恐らく元の用紙が有り、そこに新しい企業や事業所を上書きしていった形なのでしょう。なので、新しい所に依頼用紙を送る時には顧客番号と宛先欄の2箇所を自分で変更しなくてはなりませんでした。

前日の16時までがオーダーの受付締切りですので、15時半を過ぎた辺りからは一斉に依頼がきます。また、ヘルプデスクも兼ねていたので電話の本数もかなり増えます。なので夕方が近づいてくる時が一番忙しく、仕事のミスもこうした時に増えがちなのです。

締め切り時刻が近づいた頃、先輩が一本の電話を取りました。それは彼女が担当している全国チェーンの顧客でした。また店舗が増えて依頼の仕方がわからないので、詳しく教えてほしいといった内容だったと思います。その時彼女はいつものようにそのお客様の元に依頼用紙をファックスで送信しており、何も問題はないと思われました。

しかしそれから30分程経ってから、私は一本の電話を受けたのです。話を聞くと先程のお客様らしく、依頼用紙の顧客番号と宛先欄に他の企業が入っているということでした。私は先輩がどのようなファックスを送ったのかわからなかったので、先輩に電話を変わって対応してもらうことにしました。

確認したところ彼女が送ったのは電話の新しい事業所向けのものではなくて、その時のテンプレになっていた前の企業の情報が載ったものだったのです。顧客の情報が外部に少しでも流れたということで、彼女は厳重に注意された後研修を受けることになりました。また、この時から依頼用紙に実在の企業情報を入力して上書き保存するのは禁止になりました。

⇒ モバイルfaxなび HOMEへ戻る